Wnioski KRS tylko z e-podpisem – do czego jeszcze przyda się elektroniczny podpis?

Zgodnie z art. 52 Ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, najpóźniej 1 marca 2020 roku wchodzą w życie zmodyfikowane przepisy. Dotychczasowa pisemna, formularzowa procedura zostaje zastąpiona przez całkowicie elektroniczny model. Niektóre z przepisów zostały już wprowadzone w życie, dla innych termin upływa wraz z końcem lutego.

Dlaczego zmiany w ustawie są istotne?

W uzasadnieniu wprowadzenia zmian można dostrzec wskazanie o konieczności nie tylko uproszczenia rejestracyjnego postępowania, ale też jego przyspieszenia. Poprzednia ustawa wymagała od przedsiębiorców spędzania wielu żmudnych godzin na wypełnianiu urzędowych formularzy na papierze, co wiązało się z nieuniknionymi potknięciami ze strony wypełniającego, który mógł nie być perfekcyjnie obeznany w tym, jak prawidłowo formularz powinien wyglądać. Przyjmując zmiany do ustawy dostrzeżono jednak potrzebę wprowadzenia elektronicznej ewidencji dokonywanej za pomocą systemu teleinformatycznego, która znacznie usprawni dotychczasowe procedury.
Wprowadzenie ustawy oznacza, że wszystkie wnioski do rejestru KRS będą przyjmowane w postaci elektronicznej. Obowiązkiem przedsiębiorców będzie również składanie elektronicznych sprawozdań finansowych w odpowiednim formacie. Pełne dane o podmiotach zarejestrowanych w KRS będą dostępne w internecie. Co się wiąże wraz z przejściem na systemy teleinformatyczne, zmieni się również podpisywanie dokumentów.

Marzec 2020 – ostateczne wprowadzenie wszystkich zmian

Elektroniczne postępowanie rejestrowe sprawi, że dostęp do informacji z rejestru będzie powszechny i i bezpośredni dla każdego przez internet. W ten sposób trzeba będzie składać wnioski, odpisy, wyciągi, zaświadczenia, dokumenty i ich kopie. Zaistnieje też możliwość posługiwania się nimi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Akta wszystkich podmiotów zarejestrowanych w KRS wprowadzone zostaną w system teleinformatyczny i będą udostępniane na dwa sposoby:

  • za pośrednictwem dostępnego dla każdego systemu teleinformatycznego,
  • w siedzibie sądu rejonowego z wykorzystaniem tych systemów.

W marcu wnioski dotyczące podmiotu można złożyć jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – inna forma złożenia wniosku sprawi, że wniosek zostanie zwrócony czy też odrzucony. Również wszelkie postępowania przed sądem rejestrowym będą utrwalane w tym systemie i opatrywane podpisem elektronicznym. W obliczu zmian, oryginałem stają się sprawozdania w postaci elektronicznej, natomiast dotychczasowe papierowe odpowiedniki będą uznane za kopie. Trzeba również nadmienić, że akta z postaci papierowej zostaną przeniesione na ewidencję elektroniczną KRS.
Multum formularzy i ich załączników zastąpi więc jeden główny elektroniczny plik – podpisany również elektronicznie. Dokumenty rejestrowe muszą zostać zatem poświadczone kwalifikowanym e-podpisem lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

E-podpis / podpis kwalifikowany – kiedy jest niezbędny

Aby złożyć dokument finansowy przez system teleinformatyczny, muszą zostać spełnione dwa wymogi – każdy przedsiębiorca ma obowiązek:

  • posiadać numer PESEL, który zostanie ujawniony w rejestrze,
  • posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony Profilem Zaufanym ePUAP (przynajmniej jedna osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia).

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny i składa się go za pomocą specjalnego urządzenia. Można go otrzymać od prywatnych dostawców przez Internet. Z kolei Profil Zaufany to darmowa alternatywa e-podpisu. Można go założyć przez Serwis Profilu Zaufanego lub przez konto w Twoim banku. Za pomocą Profilu Zaufanego można zarejestrować działalność, zgłosić VAT przez CEIDG, zmienić dane, załatwić sprawy w ZUS-ie lub zarejestrować kasę fiskalną. Profilem Zaufanym nie uda się zamknąć spółki z o.o., dokonać zmian w KRS (jeśli spółka nie była zarejestrowana online) i podpisać deklaracji podatkowych.

Informujemy, że istnieje możliwość skorzystania z usług wydania lub odnowienia kwalifikowanego podpisu elektronicznego oferowanych przez VATTAX Sp. z o.o. Zapraszamy do kontaktu email: vattax@vattax.pl

Do czego jeszcze przyda się podpis elektroniczny?

Posiadanie podpisu elektronicznego jest niezbędne w przypadku zamówień publicznych i podatków VAT. Jeśli chodzi o sam e-podpis, to dzięki niemu można nie tylko szybko uzyskać dostęp do platformy ePUAP. Będzie on też przydatny podczas innych czynności:

  • Wysyłki deklaracji do ZUS,
  • Składania pozwów i monitorowania postępowania sądowego,
  • Wysyłki deklaracji do Urzędu Skarbowego,
  • Zakładania spółek prawa handlowego, edycji danych i składania sprawozdań finansowych w systemie EKRS,
  • Założenia działalności gospodarczej, edycji danych, zawieszenia i likwidacji w CEIDG,
  • Bezpiecznego podpisywania i wysyłki umów cywilno-prawnych drogą elektroniczną,
  • Podpisywania akt pracowniczych w formie elektronicznej,
  • Brania udziału w aukcjach i przetargach,
  • Składania wniosków do Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
  • Składania elektronicznych deklaracji celnych,
  • Autoryzacji dokumentacji medycznej.

Linki, z których korzystano:

http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000398/T/D20180398L.pdf
https://www.parp.gov.pl/component/content/article/53854:elektronizacja-postepowania-rejestrowego-nowe-zasady-skladania-sprawozdan-finansowych-do-krs
https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-w-urzedzie/dlaczego-warto-zalatwiac-sprawy-urzedowe-przez-biznes-gov-pl-i-jak-to-zrobic/profil-zaufany-i-podpis-elektroniczny-zalatwianie-spraw-online-na-biznes-gov-pl-oraz-innych-serwisach-administracji