Outsourcing księgowości – czy to mi się opłaci?

Przed założeniem nowego przedsiębiorstwa w głowie potencjalnego rekina biznesu pojawia się mnóstwo pytań. Nawet jeśli ma pomysł, zapał i doświadczenie w swojej branży, to nie zapewnią mu one pewności powodzenia. Jak może ułatwić sobie życie? Podpowiadamy!

Firmowe sprawy

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z mnóstwem obowiązków. Poza właściwą wykonywaną pracą ważne są:

• zdobywanie klientów,
• zatrudnianie kadry pracowniczej,
• negocjacje kontraktów,
• reklamowanie się,
• zorganizowanie i utrzymanie siedziby/biura.

Lista wydaje się być całkiem pokaźna, a przecież nie są to cele pracy zakładu! To dodatkowe czynności, potrzebne dla samego utrzymania się wśród konkurencji. Nic dziwnego, że wielu biznesmenów szuka sposobów na ułatwienie sobie życia. Zaś rzeczą szczególnie nielubianą przez wielu przedsiębiorczych menedżerów jest tak zwana papierkowa robota, czyli konkretnie usługi księgowe.
Ich prowadzenie absolutnie niezbędne z logicznego punktu widzenia. Firma nieustannie obraca pieniędzmi, które muszą być policzone co do grosza. Wszelkie zaniedbania to prosta droga do strat finansowych lub nawet nadużyć i oszustw. Poza tym utrzymywanie bieżącej ewidencji licznych dokumentów jest wymagane przez prawo. Obowiązkiem Urzędu Skarbowego jest kontrolowanie, czy rachunki są prowadzone prawidłowo. To odpowiedzialna, ale zarazem często nużąca praca. Ogarnianie mnóstwa tabel, wykazów, faktur i skomplikowanych kodeksów wymaga odpowiedniego wykształcenia. Co więcej, z czasem mogą się zmieniać zarówno przepisy, jak i potrzeby przedsiębiorstwa. Dlatego kadry księgowe muszą co jakiś czas uzupełniać swoją wiedzę.

Outsourcing usług księgowych – co obejmuje?

Generalna zasada brzmi: im większa działalność, tym bardziej złożona rachunkowość. Nic więc dziwnego, że poleganie na zewnętrznych profesjonalistach to powszechna praktyka. Istnieją różne opcje jej prowadzenia.

Outsourcing księgowości dla mniejszych biznesów

Prosta do wdrożenia możliwość to wykupienie abonamentu usług księgowych. Comiesięczna, wliczana w koszty płatność obejmuje pomoc w zakresie finansowym i spraw urzędowych. Podstawą jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz reprezentacja w US i ZUS. Biura rachunkowe często proponują klientom konkretne pakiety, w zależności od indywidualnych potrzeb klienta. Szczególnie przydaje się to nowo powstającym firmom. Osobnym punktem w ofercie jest bowiem pomoc w zakładaniu działalności gospodarczej.

Outsourcing księgowości dla korporacji

Większe przedsiębiorstwa, dla których tzw. pełna księgowość jest obowiązkowa, zazwyczaj decydują się na indywidualnie dostosowaną umowę z biurem rachunkowym. Decyzja o tym podyktowana jest zwykłą kalkulacją: wewnętrzna księgowość jest zazwyczaj droższa, niż jej wynajęcie. Szeroki zakres obowiązków sprawia bowiem, że rosną zarówno koszty, jak i ponoszona odpowiedzialność. Nie wchodząc w szczegóły, outsourcing usług księgowych obejmuje m.in.:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• sporządzanie okresowych sprawozdań finansowych,
• doradztwo prawne,
• optymalizację podatkową,
• dostęp online do dokumentów dla menadżerów,
• archiwizowanie dokumentacji przez wymagany czas,
• zarządzanie kadrami,
• rozliczanie wypłat pracowników,
• prowadzenie bilansu zysków i strat zakładu,
• ewidencjonowanie środków trwałych.

Przejęcie odpowiedzialności za te kwestie przez zewnętrzne biuro znacznie odciąża kierownictwo firmy. Pozwala to lepiej zająć się wewnętrznymi sprawami, które bardziej dotyczą sedna działalności. Dzięki temu zapracowani biznesmeni mogą zadbać o coś, czego nie sposób przeliczyć na pieniądze: swój własny komfort psychiczny.

Komu więc opłaci się outsourcing usług ksiegowych?

Odpowiedzi na to pytanie można udzielić na dwa sposoby, choć żaden nie wyczerpie tematu ot tak. Pierwszy brzmi: zewnętrzne usługi księgowe przydadzą się po prostu każdemu przedsiębiorstwu! Trzeba tylko dobrze dobrać ich specyfikę do rozmiaru, typu, obrotów i potrzeb konkretnego zakładu. Druga odpowiedź: to zależy! Decyzję koniec końców podejmie szef firmy, a przecież teoretycznie da się prowadzić wszystkie księgi samemu. Pomocne są w tym studia i szkolenia z zakresu rachunkowości, ale po prostu nie każdy ma na nie czas i ochotę. Pewność dobrze załatwionej papierkowej roboty zapewnić mogą odpowiedzialni profesjonaliści.