Monitoring poczty elektronicznej w związku z RODO

Wprowadzona w tym roku ustawa RODO, koncentrująca się na ochronie danych osobowych, obejmuje także szeroką ilość zapisków i zasad dotyczących prowadzenia monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy. Związane z tym nowelizacje kodeksu pracy dają również pracodawcy możliwość monitorowania poczty elektronicznej swoich pracowników. Takie działania ze strony przełożonego są uregulowane w przepisach, które dokładnie określają zakres i wymiar, w jakim może się dopuścić takiej formy kontroli nad swoimi podwładnymi.

Monitoring poczty elektronicznej pracowników w świetle prawa

Znowelizowany kodeks pracy, w wyniku wejścia ustawy o ochronie danych osobowych pozwala pracodawcy na prowadzenie monitoringu w zakresie wszelkich sposobów korzystania przez pracowników służbowej skrzynki pocztowej (email), a także towarzyszących temu działaniu sprzętu, a więc komputera, połączenia internetowego, czy telefonu. Jednakże może on się tego dopuścić tylko i wyłącznie w sytuacjach określonych przez regulację z art. 22(3) kp, a mianowicie gdy:

• monitoring poczty elektronicznej jest z punktu widzenia pracodawcy konieczny dla prowadzenia organizacji pracy w danym zakładzie, która pozwala pracownikowi na pełne wykorzystanie czasu pracy oraz kontroli sposobu korzystania przez nich sprzętu, jaki został im powierzony w ramach wykonywanej pracy;
• forma prowadzonego monitoringu skrzynki emailowej nie narusza tajemnicy treści korespondencji podwładnego, niezależnie czy jest on jej autorem, czy adresatem. W tej sytuacji pracodawca nie może ingerować w przesyłane informacje, a także nie jest dopuszczalne przez niego naruszanie innych dóbr osobistych pracownika, takich jak godność, prywatność itp.

W związku z tym, co zawarte jest w art. 22(3) kodeksu pracy, jeżeli monitoring poczty elektronicznej jest niezbędny do zapewnienia organizacji pracy, która umożliwi pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe korzystanie z powierzonych pracownikowi sprzętów, służących do wykonywania pracy, pracodawca ma możliwość sprawowania takiej formy kontroli.

Przełożony, w ramach wdrożonych regulacji musi się także trzymać zapisów, dotyczących przebiegu czy sposobu informowania pracowników sprawowania podanej kontroli. W ramach monitoringu poczty elektronicznej pracodawca zobowiązany jest, aby:

• ustalić cele, zakres i sposób stosowania kontroli korzystania ze służbowej poczty elektronicznej, za pośrednictwem regulaminu pracy, obwieszczenia czy w formie układu zbiorowego;
• informować pracowników o planowanym uruchomieniu monitoringu, przynajmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem;
• po upływie 3 miesięcy od daty nagrania niszczyć zapisy z monitoringu. Może tego nie robić, tylko w sytuacji, gdy podane nagranie może posłużyć się jako dowód w konkretnej sprawie czy postępowaniu.

Pracodawca, zamierzając wdrożyć monitoring poczty elektronicznej w swoim zakładzie pracy, np. w postaci monitoringu wizyjnego powinien mieć na uwadze przede wszystkim obowiązek uprzedniego poinformowania pracownika o stosowaniu tego rodzaju kontroli. Dbając o sposób dotarcia obwieszczenia czy ogólnego komunikatu w stronę swych podwładnych, może się ustrzec sam przed łamaniem przepisów. Jednakże spełniając wymogi wynikające z powyższych regulacji kodeksu pracy, może on zyskać silne uprawnienia do sprawowania tak ścisłej kontroli.

Przedsiębiorcy prowadząc własne firmy, powinni zapoznać się ze wszelkimi szczegółami prawnymi, zanim podejmą się wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej. Dopomóc w tym mogą doradcze, specjalistyczne usługi biura rachunkowego Vattax, które upewnią Cię w działaniach w ramach sprawowania jak najlepszej kontroli działalności i jej rozwoju, w zakresie prawa administracyjnego czy finansowego.