Akta osobowe

Kodeks pracy narzuca na pracodawcę obowiązek zapewnienia odpowiedniej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, która zawiera informacje na temat każdego pracownika. Akta osobowe mogą być prowadzone w wersji papierowej jak i elektronicznej, a jeśli pracodawca nie dopełni tego obowiązku, może się spotkać z poważnymi karami finansowymi. Co powinno się znaleźć w aktach osobowych pracownika oraz jak je odpowiednio przechowywać? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.

Akta osobowe pracownika

Pracodawca powinien posiadać teczkę z aktami osobowymi każdego pracownika. Powinny się tam znajdować wszelkie informacje płacowo-kadrowe. Na te informacje składa się przede wszystkim dokumentacja osobowa oraz dokumentacja płacowa. Dokumentacja osobowa to nic innego jak dane związane z zatrudnieniem, informacje o stosunku pracy, ewentualne dane dotyczące ustania zatrudnienia oraz dokumentacja dotycząca pracowniczej odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. Jak widać, akta osobowe są kluczowym narzędziem w zarządzaniu pracownikami.

Akta osobowe w firmie — co powinno się w nich znaleźć?

Do dokumentów wchodzących w skład akt osobowych zalicza się między innymi kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, badania i orzeczenia lekarskie, umowy potwierdzające zatrudnienie, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, informacje odnośnie nagród i kar, a także wypowiedzenie i świadectwo pracy. Akta osobowe mogą być więc cennym narzędziem do śledzenia postępów pracownika w czasie. Regularnie przeglądając zawartość teczki, pracodawca może zidentyfikować obszary, w których pracownik może potrzebować dodatkowego rozwoju lub wsparcia.

Akta osobowe — rejestry i wykazy

Oprócz podstawowych dokumentów wymienionych wyżej pracodawca jest również zobowiązany do prowadzenia rejestrów, ewidencji i wykazów. Rejestry dotyczą wypadków przy pracy, podejrzenia lub stwierdzenia choroby zawodowej, czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących w miejscu pracy, prac wykonywanych w kontakcie z substancjami szkodliwymi dla zdrowia oraz pracowników pracujących w wyżej wymienionych warunkach. Z kolei ewidencja dotyczy czasu pracy, pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach, a także przydziału odzieży i obuwia roboczego lub środków ochrony indywidualnej. Wykazy obejmują wykaz prac lekkich wykonywanych przez osoby młodociane, prac wykonywanych w szczególnie uciążliwych lub niebezpiecznych warunkach, prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby oraz wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy.

Jak długo przechowywać akta osobowe?

Od 2019 r. pracodawca ma obowiązek przechowywać akta pracownicze przez 10 lat, a w przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. przez 50 lat. Okres 50 lat może ulec skróceniu do 10 lat dla pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018, jeśli pracodawca złoży do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) za wszystkich pracowników zatrudnionych w tym okresie. Proces przechowywania akt osobowych został skrócony ze względu na ograniczenie nakładów finansowych, które pracodawcy musieli ponosić w związku z tak długim przechowywaniem akt pracowniczych. Jeśli chodzi o wgląd w swoje akta osobowe, pracownik ma prawo uzyskać dostęp do dokumentów na swój temat w ciągu 30 dni od złożenia wniosku. Z racji tego, że dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej i papierowej, w takiej formie muszą też zostać wydane.

Akta osobowe elektroniczne

Od 2019 roku, pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia akt osobowych pracownika w formie papierowej i może to robić tylko w formie elektronicznej. Dzięki temu dostęp do akt pracownika staje się szybszy i łatwiejszy, a sam proces przechowywania danych tańszy. Jednocześnie, dane pracowników przechowywane w formie cyfrowej podlegają takim samym zagrożeniom jak inne informacje przechowywane w taki sposób. W razie ataku hakerskiego lub niedostatecznych zabezpieczeń, wrażliwe dane na temat wszystkich pracowników mogą zostać udostępnione do wiadomości publicznej. Może się to wiązać z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla pracodawcy. Na szczęście, firmy z reguły bardzo dbają o odpowiednie zabezpieczenia serwerów, dlatego takie sytuacje należą do bardzo rzadkich.

Jak widać, akta osobowe pracowników zawierają kluczowe informacje na temat każdej osoby pracującej w firmie i jej zatrudnienia. Jeśli więc jako pracodawca chcesz uniknąć kar finansowych lub innych negatywnych konsekwencji, powinieneś zadbać o odpowiednie prowadzenie i przechowywanie akt osobowych swoich pracowników.